Ohjeet

Hyvinvointialueet palvelussa

Kaikki 21 hyvinvointialuetta ovat palvelun käyttäjiä. Helsingin kaupunki ei ole hyvinvointialue. Hyvinvointialueet vastaanottavat palvelussa tehdyt aloitteet ja voivat antaa palvelussa aloitteille väliaikatietoja ja vastauksen.

Hyvinvointialueen kirjautuminen

Hyvinvointialueen kirjautuminen palveluun tapahtuu hyvinvointialueen kirjaamon tunnuksilla. Lisätietoja käyttäjätunnuksesta ja salasanasta, hyvinvointialueen ylläpitäjän oikeuksista: demokratia.ork@om.fi tai hyvinvointialuealoite@gov.fi

Aloitteen vastaanottaminen

Hyvinvointialue saa ilmoituksen palvelun kautta tehdyistä uusista aloitteista:

• Hyvinvointialueen kirjaamo saa osoitteesta hyvinvointialuealoite@gov.fi sähköpostin kaikista palvelun kautta tehdyistä aloitteista. Kirjaamon tulee huolehtia sähköpostiasetusten päivittämisestä, jotta aloitteet eivät jää kirjaamon sähköpostisuodattimeen ja roskapostiin.
• Hyvinvointialue saa perustiedot aloitteesta ja tekijöistä sähköpostiviestissä. Yksityiskohtaiset tiedot aloitteesta ja tekijöistä näkyvät palvelussa kirjautumalla hyvinvointialueen ylläpitonäkymään ja aloitteen sivulle.
• Hyvinvointialueen ylläpitonäkymään ja saapuneet aloitteet-valikkoon kirjaudutaan hyvinvointialueen kirjaamon sähköpostilla ja salasanalla.

Hyvinvointialue saa aloitteesta seuraavat tiedot:

• aloitteen muoto: aloite tai aloite kansanäänestyksen järjestämisestä
• aloitteen otsikko, ehdotus, perustelut 
• aloitteelle mahdollisesti lisätyt liitteet ja verkkolinkit
• vastuutahon nimi ja yhteystiedot
• aloitteen ensisijaiset yhteystiedot
• tiedon tavallisen aloitteen tekijöiden (vastuutaho, kannattajat) ilmoittamasta aloiteoikeuden perusteesta
• tiedon hyvinvointialueen kansanäänestysaloitteen tekijöiden (vastuutaho, kannattajat) aloiteoikeuden perusteesta
• kannattajien lukumäärä, jos aloitteelle on kerätty kannattajia. 
• linkki aloitteen sivulle hyvinvointialueen vastauksen lisäämiseksi
• linkki hyvinvointialueen ylläpitoon ja aloitteiden selaamiseen palvelussa

Kun aloite saapuu hyvinvointialueen kirjaamoon, kirjaamo kirjaa asian vireille tulleeksi hyvinvointialueella. Kirjaamo vastuuttaa aloitteen hyvinvointialueella käsiteltäväksi ja vastattavaksi.

Aloitteen tekijöiden kuuleminen

Hyvinvointialuelain mukaan aloitetta käsiteltäessä hyvinvointialueen on varattava aloitteen tekijöiden edustajille tilaisuus tulla kuulluiksi. Hyvinvointialue voi tiedustella asiasta suoraan aloitteen vastuutaholta tai vastuutahoilta. 

Aloitteeseen vastaaminen

Hyvinvointialueen on vastattava sille tehtyihin aloitteisiin:

• Hyvinvointialuelain mukaan aloitteen tekijälle on ilmoitettava aloitteen johdosta suoritetut toimenpiteet. Aluevaltuuston tietoon on saatettava vähintään kerran vuodessa sen toimivaltaan kuuluvissa asioissa tehdyt aloitteet ja niiden johdosta suoritetut toimenpiteet. 
• Hallintolain mukaan viranomaisen on käsiteltävä vireille tulleet asiat ilman aiheetonta viivytystä.

Hyvinvointialue voi antaa palvelussa väliaikatietoja aloitteen käsittelystä ja vastauksen aloitteelle:

• Palvelussa annetut väliaikatiedot ja vastaukset tulevat näkyviin julkisesti palvelussa. 
• Hyvinvointialueen kannattaa antaa väliaikatietoja ja vastaus aloitteelle aina palvelun kautta. Vastauksen julkisuus lisää aloiteprosessin ja viranomaistoiminnan avoimuutta ja luotettavuutta. Tieto tavoittaa samalla aloitteen vastuutahot, kannattajat ja muut aloitteesta kiinnostuneet.
• Palveluun lisätyt väliaikatiedot ovat tarpeellista tietoa aloitteen vastuutahoille ja kannattajille. Tämä myös vähentää asiaan liittyvien yhteydenottojen määrää hyvinvointialueella.
• Väliaikatietona hyvinvointialue voi kertoa aloitteen käsittelyn etenemisestä, aloitteen tekijöiden kuulemisesta tai aloitteeseen liittyvän kyselyn, asukas- tai asiakaspaneelin tai keskustelutilaisuuden järjestämisestä. 
• Hyvinvointialueen väliaikatiedon tai vastauksen lisääminen palvelussa tapahtuu kirjautumalla hyvinvointialueen ylläpitonäkymään. Vastattavat aloitteet löytyvät saapuneet aloitteet-valikosta. Vaihtoehto on käyttää hyvinvointialueen kirjaamoon lähetettyä aloitteen ylläpitolinkkiä. Vastauksen lisääminen edellyttää kirjautumista palveluun kirjaamon sähköpostitilillä ja salasanalla. 
• Hyvinvointialue voi antaa palvelussa useita väliaikatietoja ja vastauksia ja muokata niitä. Hyvinvointialue voi lisätä vastauksensa palvelussa tekstinä ja/tai liitetiedostona (pdf). Väliaikatieto, vastaus tai liitteet eivät saa ilman henkilön lupaa sisältää yksityishenkilön nimeä, sähköpostiosoitetta, puhelinnumeroa tai muuta yksityistä henkilötietoa.

Hyvinvointialueet ja henkilötietojen suoja

Hyvinvointialueen palvelussa lisäämät väliaikatiedot ja vastaus tulevat palvelussa julkiseksi, eikä niihin tule liittää henkilöiden nimiä tai muita henkilötietoja.

Lisätietoja aloitteen vastuutahon ja kannattajien nimen näkymisestä palvelun ohjeista kohdassa tekijän tiedot palvelussa sekä palvelun tietosuojaselosteessa.

Palvelutietovaranto ja hyvinvointialuealoitepalvelu

Palvelutietovaranto (PTV) on valtakunnallinen keskitetty tietovaranto, johon kunnat, hyvinvointialueet, valtio ja yksityinen sektori kuvaavat asiakaslähtöisesti palvelunsa ja niiden asiointikanavat.

Digi- ja väestötietovirasto tuottaa PTV-sovelluksen. Palvelutietovarannon sisältö on avointa dataa. PTV:n avoimen rajapinnan kautta hyvinvointialue voi liittää esimerkiksi verkkosivuilleen, chatbotteihin tai karttapalveluihin hyvinvointialuealoite.fi-verkkopalvelun.

Oikeusrekisterikeskus ja oikeusministeriö vastaavat hyvinvointialuealoite.fi-verkkopalvelun palvelukuvauksen tuottamisesta PTV:hen. Hyvinvointialueiden ei tule tehdä PTV-palveluun omaa hyvinvointialuealoite.fi- palvelukuvausta vaan liittää tietoihinsa oikeusrekisterikeskuksen ja oikeusministeriön perustama palvelukuvaus.